Legal notice

1. Collection of personal data

Personal data refers to any information relating to an identified or identifiable natural person, such as name, telephone number, email address, bank account number, etc.
This data may concern suppliers, Equi-Nutri users, employees, candidates, agents, and other current and former collaborators.
Equi-Nutri only collects personal data necessary to conduct its business or required by law. The legal basis for processing varies depending on the purpose and type of data.
The different categories of personal data typically processed by Equi-Nutri are as follows:

identification data and personal characteristics (copies of passport, identity cards, driving licence);
data relating to the curriculum vitae (education, training, qualifications, profession);
contact details (name, address, telephone number, email address, etc.);
other data provided when contacting Equi-Nutri, including when using contact, download or registration forms on the website;
data sent to Equi-Nutri via an online survey or application.

In principle, Equi-Nutri does not collect or use sensitive personal data such as data relating to health, religious, political or philosophical beliefs, sexual orientation or ethnic origin.

2. Purposes of the collection, use and disclosure of personal data

The data is collected for the following specific, explicit and legitimate purposes:

execution, maintenance and improvement of Equi-Nutri services;
sending useful information relating to activities and events organised by Equi-Nutri;
managing relationships with members and client companies;
personnel and salary management;
planning and organization of work;
prevention, detection and circumvention of vulnerabilities, fraudulent operations and other illegal activities;
communication on updates to Equi-Nutri services;
monitoring and analysis of trends, uses and activities related to its services;
compliance with legal obligations;
accounting management;
obtaining professional advice;
data archiving and storage;
toutes autres fins accessoires s’y rapportant et à d’autres fins auxquelles les individus ou les organisations peuvent de temps à autre convenir.

3. Divulgation de données personnelles

Les données personnelles conservées par Equi-Nutri sont gardées confidentiellement et conservées en toute sécurité.

Les données personnelles ne sont accessibles qu’au personnel de Equi-Nutri chargé de réaliser l’objectif spécifique pour lequel les données ont été collectées.
Toutefois, ces données peuvent être transmises à des personnes tierces à votre demande, ou
lorsque cela s’avère nécessaire pour réaliser l’objectif spécifique, ou dans les cas prévus par la loi, notamment aux:

prestataires de services réalisant des prestations pour le compte d’Equi-Nutri;
certaines professions réglementées telles que les avocats, les notaires ou les commissaires aux comptes.

4. Protection des données techniques et organisationnelles

Equi-Nutri prend toutes les mesures techniques et organisationnelles adéquates en vue de protéger les données personnelles contre toute interception non autorisée. Equi-Nutri conserve ces données dans des environnements sécurisés.
Equi-Nutri informe notamment ses employés sur les meilleures pratiques en matière de protection des données.
Bien que Equi-Nutri utilise tous les efforts raisonnables pour protéger les informations personnelles, elle ne peut garantir la sécurité absolue des données soumises via son site Web et sa page Facebook.
Les données peuvent être communiquées à des tiers de confiance aux fins énoncées dans la présente politique de protection des données. Equi-Nutri exige toutefois de ces tiers qu’ils mettent en place les mesures de sécurité techniques et opérationnelles adaptées pour protéger les données concernées.

5. Durée de conservation des données

Equi-Nutri ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire afin d’atteindre les finalités spécifiques en vue desquelles le traitement est effectué.
Pour déterminer la durée appropriée, il est tenu compte de la quantité, de la nature et la sensibilité des données personnelles, les finalités pour lesquelles elles sont traitées et la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens.
Il est également tenu compte de la nécessité de se conformer à ses obligations légales et règlementaires.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles font l’objet d’une destruction. Afin d’assurer le niveau de sécurité le plus élevé, la durée d’utilisation et de conservation des données peut être réduite et des démarches visant à les « anonymiser » sont entreprises. L’anonymisation a pour but de ne plus permettre d’associer une donnée à la personne concernée.

6. Transfert de données personnelles en dehors de la Belgique et hors de l’Union Européenne (UE)

Equi-Nutri peut transférer les données personnelles en dehors de la Belgique et de l’UE pour des fins déterminées. Ces données et informations peuvent être divulguées, traitées, conservées conformément aux lois, règles et réglementations locales en matière de protection des données applicables dans les juridictions concernées.
Equi-Nutri vous demandera votre consentement explicite avant de transférer vos données personnelles vers un pays tiers ayant un niveau de protection insuffisant.

7. Divulgation de données personnelles de tiers à Equi-Nutri

Avant de divulguer à Equi-Nutri des données personnelles relatives à vos employés, prestataires et autres, vous devez vous assurer que ces personnes sont dûment informées de la

présente politique et, si nécessaire, avoir obtenu leur consentement quant à la collecte,
l’utilisation et la divulgation de leurs données personnelles décrites dans cette politique.

8. Mise à jour des données personnelles

En communiquant des données personnelles à Equi-Nutri, vous vous engagez à ce que ces informations soient vraies, exactes et complètes.
Afin d’assurer l’exactitude et la validité des données personnelles collectées, utilisées et divulguées, vous devez informer Equi-Nutri par écrit de tout changement dans les données personnelles précédemment fournies à Equi-Nutri.

9. Droits des personnes concernées et personne à contacter au sein d’Equi-Nutri

Equi-Nutri maintient un haut niveau de transparence concernant les données qu’elle utilise. Pour autant que les conditions définies dans la législation applicable soient remplies, toutes les personnes dont les données sont traitées ont le droit :

de demander des informations afin de savoir si Equi-Nutri possède des informations personnelles et, le cas échéant, quelles sont ces informations et à quelles fins elles sont traitées ;
d’accéder à leurs données à caractère personnel et, le cas échéant, de rectifier lesdites données ;
de s’opposer au traitement concerné pour des raisons tenant à leur situation particulière ;
d’obtenir l’effacement de ces données ou la limitation de leur traitement, ce qui permet p.ex. de demander à Equi-Nutri la suspension du traitement des données personnelles, le temps nécessaire à la vérification de l’exactitude de certaines données ;
de recevoir les données à caractère personnel les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable de traitement ;
d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données si elles constatent que ce traitement enfreint la législation et la réglementation applicables.

You can exercise the rights mentioned above by submitting a dated and signed request, accompanied, for security reasons, by a copy of your identity card. The request can be sent by post to Equi-Nutri, Data Protection Officer, Rue Devant Chavri 1, B-6922 Wellin, Belgium. Alternatively, the request can be sent by email with electronic signature to the following address: contact@equi-nutri.be.
Exercising these rights is free of charge. However, if the request is manifestly
unfounded or abusive, access may be refused and/or reasonable fees may be charged. This policy forms an integral part of all contracts, agreements, or other binding commitments that you have entered into or intend to enter into with Equi-Nutri.
This policy may be updated from time to time to reflect changes and developments in data protection legislation.

Version date: 07/12/2023